اپنے کاروبار کی تیاری

مناسب انشورنس حاصل کریں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہنگامی صورت حال سے پہلے آپ کے پاس مناسب انشورنس کور ہے۔

ایسوسی ایشن آف برٹش انشورنس (ABI) کے پاس آپ کے کاروبار کے لیے صحیح بیمہ کے انتخاب کے بارے میں مفید معلومات ہیں۔

خطرے کی تشخیص

وہ کون سے خطرات اور خطرات ہیں جو ممکنہ طور پر آپ کے کاروبار میں خلل ڈال سکتے ہیں؟

تنظیمی خطرات میں شامل ہیں:

  • انفارمیشن اینڈ کمیونیکیشن ٹیکنالوجی (آئی سی ٹی) کا نقصان

  • احاطے کا نقصان (آگ، ڈیٹا کا نقصان، بجلی کا نقصان)

  • ڈیٹا کا نقصان  (ICT بندش یا سائبر سیکورٹی واقعہ)

  • شدید موسم

  • سیلاب - سیلاب کی تیاری کے بارے میں مزید معلومات کے لیے ہمارے سیلابی صفحات پر جائیں۔

  • عملے کی کمی (فلو کی وبا، شدید موسم، ٹریفک کے واقعات)

  • بیرونی انحصار کا نقصان (ایندھن، بجلی، ٹیلی کمیونیکیشن، پانی، پارٹنر، سپلائر)

 

اس طرح کے واقعات کے رونما ہونے کا کیا امکان ہے اور آپ کے کاروبار پر کیا اثرات مرتب ہوں گے؟

ان پانچ مراحل کے ساتھ اپنے کاروبار کے تسلسل کا منصوبہ بنائیں

 

بزنس کنٹینیوٹی پلان تیار کرنے کی طرف پہلا قدم یہ ہے کہ آپ کا کاروبار کیا کرتا ہے اور اسے کرنے کے لیے آپ کو کن وسائل کی ضرورت ہے۔  

1

ڈیزائن

یہ اس عمل کا حصہ ہے جہاں کاروباری امپیکٹ اسسمنٹ میں نشاندہی کی گئی سرگرمیوں کے تسلسل کو یقینی بنانے کے لیے مناسب حل کی نشاندہی کی جاتی ہے۔ یہ ایک مختلف پہلے سے طے شدہ اور متفقہ سطح پر ہوسکتا ہے۔

2

عمل درآمد

یہ اس عمل کا حصہ ہے جہاں کاروباری امپیکٹ اسسمنٹ میں نشاندہی کی گئی سرگرمیوں کے تسلسل کو یقینی بنانے کے لیے مناسب حل کی نشاندہی کی جاتی ہے۔ یہ ایک مختلف پہلے سے طے شدہ اور متفقہ سطح پر ہوسکتا ہے۔

3

توثیق

کاروباری تسلسل کے منصوبوں کی کامیابی کی کلید اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ان کا تجربہ کیا گیا ہے اور وہ مقصد کے لیے موزوں ہیں۔ یہ ایک شناخت شدہ منظر نامے کے خلاف منصوبوں کی جانچ کرکے حاصل کیا جاسکتا ہے۔  

4

سرایت کرنا

BC لائف سائیکل کا آخری مرحلہ یہ یقینی بنانا ہے کہ کاروبار کے تسلسل کا عمل آپ کی پوری تنظیم میں سرایت کر جائے۔ کیا تمام عملہ جانتا ہے کہ کیا کرنا ہے، کس سے رابطہ کرنا ہے اور پلان میں اپنا حصہ کیسے لینا ہے۔

5

تجزیہ

کاروباری اثرات کا تجزیہ، جسے BIA کہا جاتا ہے،  کاروباری تسلسل کی منصوبہ بندی کا ایک جزو ہے جو اہم اور غیر اہم نظاموں اور عمل کی شناخت کرنے میں مدد کرتا ہے۔

کاروباری اثر تجزیہ ٹیمپلیٹ

 

ہماری مددگار استعمال کریں۔  سانچے  (ایکسل دستاویز کی شکل) اور کاروباری اثرات کا تجزیہ اور ضروری تقاضوں کا تجزیہ بنانے کے لیے نیچے رہنمائی

یہ ٹیمپلیٹ آپ کی تنظیم کو اس کے اہم افعال (اور ان کے انحصار) کی نشاندہی کرنے میں مدد کر سکتا ہے جن کے لیے رکاوٹ کی مدت کے دوران منصوبہ بندی کی جانی چاہیے۔

 

ٹیمپلیٹ کو 10 علاقوں میں تقسیم کیا گیا ہے۔

نیچے دی گئی جدول میں ان علاقوں کا خاکہ پیش کیا گیا ہے اور آپ کو ہر سیکشن میں کیا شامل کرنے کی ضرورت ہے: 

سرگرمی کا خلاصہ

ہر ایک سرگرمی کا خلاصہ جو آپ کا محکمہ/تنظیم کرتا ہے۔ منٹ کی تفصیل میں نہ جانے کی کوشش کریں، مثال کے طور پر 'کال ہینڈلنگ' کو ایک سرگرمی کے طور پر ریکارڈ کریں، بجائے اس کے کہ 'کال کا جواب دیں'، 'کال کو ڈائیورٹ کریں'، 'ایکشن کالز'، 'لاگ کالز' وغیرہ۔ 

ایم ٹی پی ڈی

'خلل کی زیادہ سے زیادہ قابل برداشت مدت': یہ وہ دورانیہ ہے جس کے بعد آپ جس سرگرمی کا تجزیہ کر رہے ہیں اسے انجام دینے میں ناکامی کے ناقابل قبول نتائج ہوں گے۔ اس میں شامل ہوسکتا ہے: سروس کے مشن کی اہم سرگرمیوں کو برقرار رکھنے میں ناکامی، ناقابل قبول ساکھ کے نتائج، قانون سازی کی عدم تعمیل وغیرہ۔

اگر سرگرمی ناکام ہوجاتی ہے تو سروس پر اثر پڑتا ہے۔

اس سرگرمی کے ناکام ہونے کی صورت میں سروس پر پڑنے والے اثرات کی ایک مختصر وضاحت، مثلاً ساکھ کو نقصان، قانونی تقاضوں کو پورا کرنے میں ناکامی، مالی نقصان وغیرہ۔

لوگ

اس سرگرمی کو انجام دینے کے لیے درکار عملے کی کم از کم تعداد، اس کردار کو انجام دینے کے لیے درکار مہارتوں کے ساتھ۔

سامان اور گاڑیاں

اس کردار کو انجام دینے کے لیے درکار سامان، جیسے کیمرے۔ آپ کو مطلوبہ گاڑیوں کی تفصیلات بھی شامل کرنی چاہئیں، جیسے کاریں، ماہر گاڑیاں وغیرہ۔

کمپیوٹرز

اس سرگرمی کو انجام دینے کے لیے درکار تمام سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر کی تفصیلات۔

سہولیات

تمام عمارتوں، کمروں، فرنیچر، اور فلاحی سہولیات کی تفصیلات جو اس سرگرمی کے لیے درکار ہیں، مثلاً پرائیویٹ انٹرویو روم، عام دفتر کی جگہ، وغیرہ۔

اندرونی انحصار

ان تمام حصوں کی تفصیلات جن پر اس سرگرمی کا انحصار ہے، مثلاً اگر سرگرمی مالیات پر انحصار کرتی ہے، وغیرہ۔

بیرونی انحصار

تمام افادیت، خدمات، ٹھیکیداروں اور دیگر سپلائرز کی تفصیلات، جیسے گیس، انٹرنیٹ، کال آؤٹ کنٹریکٹس وغیرہ۔

دیگر تبصرے

اس سرگرمی سے متعلق کوئی اور دلچسپی کے نکات، مثلاً مہینے/سال کے اہم اوقات، آنے والی تبدیلیاں، یا مستقبل کے مسائل۔

اپنا منصوبہ تیار کریں۔

ایک بار جب آپ اپنے کاروبار اور اس کی کمزوریوں کو سمجھ لیں تو آپ کو اپنی حفاظت کے لیے کچھ طریقے تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ کے منصوبے میں درج ذیل شامل ہو سکتے ہیں:

  • عملے، صارفین اور سپلائرز کے لیے گھنٹوں سے باہر رابطے کی تفصیلات

  • ایک مواصلاتی منصوبہ تیار کریں - ہنگامی صورت حال میں آپ کس سے رابطہ کریں گے اور آپ کیا کہیں گے۔

  • دستاویزی طریقہ کار - 'ہاؤ ٹو گائیڈ' تیار کریں تاکہ عملہ ایک دوسرے کی سرگرمیوں کو مکمل کرنے کے لیے اقدامات پر عمل کر سکے۔

  • نقل مکانی کے آپشنز پر اتفاق - اگر آپ اپنے احاطے تک رسائی حاصل نہیں کر سکتے، تو آپ اور کہاں جا سکتے ہیں۔

  • آئی سی ٹی / کلاؤڈ بیسڈ ٹیکنالوجی تک ریموٹ رسائی - کیا آپ مختلف مقامات سے اپنے کمپیوٹر نیٹ ورک تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔

  • آف سائٹ ڈیٹا اسٹوریج کو محفوظ بنائیں - اپنے کمپیوٹر سسٹم کا بیک اپ لیں اور بیک اپ ٹیپس کو فائر پروف کیبینٹ میں کسی اور جگہ اسٹور کریں۔

  • متبادل سپلائرز - اگر کوئی سپلائر تجارت بند کر دیتا ہے تو آپ کو اپنا سامان کہاں سے ملے گا۔

  • اپنے کاروبار کے تسلسل کی منصوبہ بندی میں مدد کرنے کے لیے یہ چیک لسٹ ڈاؤن لوڈ کریں (ورڈ دستاویز کی شکل):  کاروبار کے تسلسل کی چیک لسٹ کے لیے تیار رہیں

 

اپنے منصوبے کو نافذ کریں۔

ایک بار جب آپ یہ جان لیں کہ آپ کو کیا کرنے کی ضرورت ہے اسے کرنا ہے۔ آپ کو یہ کام کرنے کی ضرورت ہوگی کہ سستی اور عملی کیا ہے۔ ذہن میں رکھو کہ کچھ چیزیں لاگو کرنے میں بہت سیدھی ہوں گی، جب کہ دوسروں کو لاگو کرنے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے.

اپنے عملے کو تربیت دیں۔

کیا آپ کا تمام عملہ جانتا ہے کہ کاروباری تسلسل کا منصوبہ کیا ہے؟ کیا وہ جانتے ہیں کہ کاروباری تسلسل کے واقعے میں وہ کیا اقدامات کریں گے؟

اپنے منصوبوں کی توثیق کریں اور اپنے عملے کو تربیت دیں۔

یہ سب ٹھیک ہے اور اچھے منصوبے ہیں، لیکن آپ کیسے جانتے ہیں کہ وہ کام کرتے ہیں؟ ایسا کرنے کا بہترین طریقہ ان کی جانچ کرنا ہے۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں بھی مدد ملے گی کہ آپ کا عملہ منصوبوں میں اپنے کردار کو سمجھتا ہے۔